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Coworking Spaces in Hamburg stehen vor besonderen Reinigungsherausforderungen: Permanenter Nutzerwechsel durch Hot Desking, unvorhersehbare Auslastung und intensiv genutzte Gemeinschaftsbereiche erfordern durchdachte Hygienekonzepte. Klassische Büroreinigung funktioniert hier nicht. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen drei bewährte Reinigungsmodelle für Coworking Spaces, erklärt die kritischen Problembereiche von Schreibtischen bis Sanitäranlagen und gibt konkrete Empfehlungen für Reinigungsintervalle. Sie erfahren, wie Sie zwischen Eigenverantwortung der Members und professioneller Reinigung die richtige Balance finden, welche Kosten realistisch sind und wie digitale Tools Ihre Reinigung effizienter machen. Mit praktischen Checklisten und Hamburg-spezifischen Tipps sorgen Sie für einen Coworking Space, in dem sich Members wohlfühlen und produktiv arbeiten können.
Coworking Spaces boomen in Hamburg wie nie zuvor. Ob in der HafenCity, am Rödingsmarkt oder in Ottensen – immer mehr Freelancer, Startups und flexible Teams arbeiten in geteilten Büros. Doch mit der Flexibilität kommt eine Herausforderung, die viele Betreiber unterschätzen: Wie hält man einen Coworking Space sauber, wenn jeden Tag andere Menschen an denselben Schreibtischen sitzen?
Die professionelle Büroreinigung in Coworking Spaces unterscheidet sich fundamental von klassischen Büros. Feste Schreibtische gibt es nicht mehr. Stattdessen wechseln bei Hot Desking mehrmals täglich die Nutzer. Die Gemeinschaftsküche wird intensiver genutzt als in jedem Firmenbüro. Und die Sanitäranlagen müssen morgens 80 Personen standhalten, während freitags vielleicht nur 15 Members da sind.
In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen, wie Sie diese Herausforderungen meistern. Sie erfahren, welche Reinigungskonzepte in der Praxis funktionieren, wo die kritischsten Problembereiche liegen und was eine realistische Reinigung für Ihren Coworking Space in Hamburg kostet. Ich habe in den letzten Jahren mit verschiedenen Coworking-Betreibern zusammengearbeitet und dabei gelernt, dass es keine Einheitslösung gibt – aber sehr wohl bewährte Ansätze.
Traditionelle Büros haben feste Strukturen. Jeder Mitarbeiter hat seinen Schreibtisch, die Reinigung kommt nach Feierabend, und die Nutzung ist vorhersehbar. In Coworking Spaces funktioniert dieses Modell nicht.
Der Hauptgrund ist Hot Desking. Bei diesem flexiblen Arbeitsplatzmodell gibt es keine festen Zuweisungen mehr. Ein Schreibtisch wird morgens von einem Freelancer genutzt, mittags von einem Startup-Gründer und abends vielleicht von einem Remote-Worker. Laut einer Studie von Initial Washroom Hygiene liegt die mikrobiologische Aktivität in Hot-Desking-Umgebungen 18 Prozent höher als in Büros mit festen Arbeitsplätzen. Das bedeutet konkret: mehr Bakterien, mehr Keimübertragung, höheres Erkrankungsrisiko.
Dazu kommt die unvorhersehbare Auslastung. Dienstags und mittwochs sind Coworking Spaces typischerweise zu 70 bis 80 Prozent belegt. Montags und freitags sinkt die Auslastung oft auf 40 Prozent. Wie plant man Reinigung, wenn man nicht weiß, wie viele Menschen kommen? Eine feste Abendreinigung reicht jedenfalls nicht aus.
Ein weiteres Problem ist die "Tragödie der Allmende". Wenn niemand für einen Arbeitsplatz verantwortlich ist, fühlt sich auch niemand dafür zuständig, ihn sauber zu halten. Die Kaffeetasse bleibt stehen, Krümel landen auf der Tastatur, und die Gemeinschaftsküche wird zum Chaos. In einem klassischen Büro gibt es zumindest soziale Kontrolle durch die Kollegen. In Coworking Spaces sehen Sie Ihre Sitznachbarn möglicherweise nie wieder.
Aus meiner Erfahrung gibt es fünf Bereiche, die in jedem Coworking Space besondere Aufmerksamkeit brauchen. Wenn Sie diese im Griff haben, haben Sie schon 80 Prozent der Hygiene-Herausforderungen gelöst.
Problem Nummer eins: Hot-Desking-Arbeitsplätze. Jeder Schreibtisch wird täglich von mehreren Personen genutzt. Tastaturen, Mäuse und Bildschirme sind wahre Keimschleudern. Eine Studie zeigt, dass gemeinsam genutzte Computermäuse besonders stark zur schlechteren Hygiene in Hot-Desking-Umgebungen beitragen. Die Frage ist: Wann reinigen? Zwischen jedem Nutzer ist unrealistisch. Einmal abends reicht aber nicht. In der Praxis funktioniert eine Kombination aus Selbst-Desinfektion durch Members und professioneller Tagesreinigung am besten. Stellen Sie Desinfektionstücher bereit und machen Sie es zur Norm, dass jeder seinen Platz aufräumt. Die professionelle Reinigung kümmert sich dann um Böden, Oberflächen und eine gründliche Desinfektion aller Touchpoints.
Problem Nummer zwei: Die Gemeinschaftsküche. Hier wird gefrühstückt, Mittag gegessen, Kaffee gekocht und geplaudert. Die Küche ist der soziale Mittelpunkt vieler Coworking Spaces – und gleichzeitig der schmutzigste Bereich. Spülmaschinen sind ständig voll, im Kühlschrank stapeln sich vergessene Lunchboxen, und die Kaffeemaschine sieht aus, als hätte sie seit Tagen niemand gereinigt. Aus meiner Sicht braucht die Küche mindestens drei Reinigungsdurchgänge pro Tag. Morgens eine Grundreinigung, mittags eine Aufräum-Runde und abends die Tiefenreinigung. Alles andere führt zu Unzufriedenheit bei den Members. Überlegen Sie auch, ob Sie klare Regeln aufstellen: Geschirr muss sofort gespült werden, keine Lebensmittel über Nacht im Kühlschrank, gemeinsame Aufräum-Slots.
Problem Nummer drei: Sanitäranlagen bei schwankender Auslastung. Montags um neun Uhr morgens sind alle Toiletten gleichzeitig besetzt. Freitagnachmittag ist der Space fast leer. Wie oft müssen Sie reinigen? Eine pauschale Antwort gibt es nicht, aber als Faustregel gilt: Toiletten sollten mindestens dreimal täglich überprüft und bei Bedarf gereinigt werden. Morgens vor der Hauptnutzung, mittags und abends. An stark frequentierten Tagen können zusätzliche Checks sinnvoll sein. Wichtig ist auch das Auffüllen von Verbrauchsmaterialien. Nichts frustriert Members mehr als fehlende Seife oder leere Papierhandtuchspender.
Problem Nummer vier: Meeting-Räume mit ständigem Wechsel. Stündlich wechseln die Nutzer. Flipcharts werden vollgeschrieben, Whiteboard-Marker liegen herum, und der Konferenztisch ist voller Fingerabdrücke. Eine Reinigung zwischen jedem Meeting ist in der Realität schwer umsetzbar. Stattdessen hat sich ein Hybrid-Ansatz bewährt: Die Members räumen selbst auf, wischen grob über den Tisch und bringen Marker zurück. Die professionelle Reinigung desinfiziert dann abends alle Oberflächen gründlich und bereitet die Räume für den nächsten Tag vor. Digitale Buchungssysteme können helfen, indem sie automatisch 15 Minuten Puffer zwischen Meetings einplanen – Zeit für eine kurze Reinigung.
Problem Nummer fünf: Lounge und Chill-Bereiche. Sofas, Sessel, Teppiche – hier entspannen Members, führen informelle Gespräche oder arbeiten mit dem Laptop auf dem Schoß. Diese Bereiche sind schwierig sauber zu halten. Krümel verschwinden in Polstern, Kaffeeflecken auf Teppichen sind hartnäckig, und vergessene Tassen stehen überall herum. Hier hilft nur eine Kombination aus häufigem Absaugen, wöchentlicher Tiefenreinigung der Polster und klaren Regeln. In einigen Coworking Spaces funktioniert ein "Food-Free-Zone"-Konzept für bestimmte Lounge-Bereiche gut. Das reduziert Verschmutzungen erheblich.
Nach Jahren der Zusammenarbeit mit verschiedenen Coworking-Betreibern habe ich drei Modelle kennengelernt, die in der Praxis funktionieren. Jedes hat Vor- und Nachteile. Welches für Sie passt, hängt von Ihrer Space-Größe, Ihrem Budget und Ihrer Member-Kultur ab.
Modell A: Basis-Reinigung plus Member-Eigenverantwortung. Bei diesem Modell kommt eine professionelle Reinigungsfirma einmal täglich nach 18 Uhr und führt eine Grundreinigung durch. Böden werden gesaugt und gewischt, Müll entleert, Toiletten gereinigt. Während des Tages sind die Members selbst verantwortlich. Sie räumen ihren Arbeitsplatz auf, desinfizieren Tastaturen und Mäuse mit bereitgestellten Tüchern und halten die Küche sauber. Dieses Modell ist kostengünstig, funktioniert aber nur mit einer entsprechenden Community-Kultur. Sie brauchen klare Regeln, sichtbare Hinweise und möglicherweise ein Anreizsystem. Ein Coworking Space in Hamburg-Ottensen hat gute Erfahrungen damit gemacht, dass Members, die besonders auf Sauberkeit achten, kleine Vergünstigungen erhalten. Der Nachteil: Nicht alle Members spielen mit, und an manchen Tagen sieht der Space trotzdem chaotisch aus.
Modell B: Mehrfach-Reinigung mit Schwerpunkten. Hier investieren Sie mehr in professionelle Reinigung, dafür ist der Standard höher. Morgens um 7 Uhr kommt ein Reinigungsteam und macht Toiletten und Küche startklar. Mittags gibt es einen zweiten Durchgang: Küche aufräumen, Toiletten überprüfen, Touchpoints desinfizieren. Abends nach 19 Uhr erfolgt die Vollreinigung mit Böden, Oberflächen und allen Bereichen. Dieses Modell ist deutlich teurer, bietet aber konstant hohe Sauberkeit. Ein Coworking Space in der HafenCity nutzt dieses Modell und berichtet von deutlich weniger Beschwerden. Die Kosten liegen bei etwa 30 bis 40 Prozent höher als bei Modell A, aber die Member-Zufriedenheit ist spürbar besser. Für Premium-Coworking-Spaces mit höheren Preisen ist dieses Modell oft die richtige Wahl.
Modell C: Hybridmodell mit Zonen-Konzept. Dieses Modell differenziert nach Nutzungsintensität. Hochfrequenzbereiche wie Küche und Toiletten werden dreimal täglich gereinigt. Arbeitsplätze im Open Space einmal täglich. Ruhezonen und selten genutzte Meeting-Räume nur zweimal pro Woche. Das spart Kosten und konzentriert Ressourcen dort, wo sie am meisten benötigt werden. Ein mittelgroßer Coworking Space in Hamburg-Eimsbüttel arbeitet mit diesem Modell. Sie haben ihre Fläche in drei Zonen eingeteilt: A (täglich mehrfach), B (täglich einmal) und C (wöchentlich). Die Reinigungsfirma weiß genau, welche Zone wann dran ist, und die Kosten bleiben überschaubar. Dieses Modell erfordert gute Planung und klare Kommunikation mit der Reinigungsfirma, bietet aber ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
Hamburg als Stadt bringt einige Besonderheiten mit sich, die Sie bei der Reinigung Ihres Coworking Space berücksichtigen sollten. Die Hansestadt hat hohe Standards, und Members erwarten entsprechende Qualität.
In der HafenCity gelten seit 2017 DGNB-Platin-Standards für alle Neubauten. Wenn Ihr Coworking Space hier angesiedelt ist, müssen auch Ihre Reinigungsprozesse diesen Nachhaltigkeitsanforderungen entsprechen. Das bedeutet EU-Ecolabel-Produkte, CO2-reduzierte Reinigungsmittel und dokumentierte Abfallreduzierung. Viele internationale Members erwarten diese Standards ohnehin, da sie aus Ländern kommen, in denen Green Building längst Standard ist. Nutzen Sie das als Verkaufsargument: Ein nachhaltiges Reinigungskonzept hebt Sie von der Konkurrenz ab.
Altbau-Coworking-Spaces in der Speicherstadt oder im Karoviertel haben andere Herausforderungen. Historische Holzböden vertragen nicht jedes Reinigungsmittel. Hohe Decken und alte Fenster erfordern Spezialreinigung. Vintage-Möbel brauchen schonende Pflege. Hier lohnt es sich, mit einer Reinigungsfirma zu arbeiten, die Erfahrung mit denkmalgeschützten Gebäuden hat. Die Investition zahlt sich aus, denn unsachgemäße Reinigung kann teure Schäden verursachen.
Die Kostenfrage ist für jeden Betreiber zentral. Ich gebe Ihnen realistische Zahlen für Hamburg, basierend auf aktuellen Marktpreisen und Erfahrungswerten.
Für einen 500 Quadratmeter großen Coworking Space mit etwa 60 flexiblen Arbeitsplätzen können Sie mit folgenden Kosten rechnen: Bei Modell A, also einmal tägliche Abendreinigung, liegen die Kosten bei etwa 1.200 bis 1.800 Euro pro Monat. Das entspricht 2,40 bis 3,60 Euro pro Quadratmeter. Hamburg liegt im oberen Preissegment Deutschlands, nur München, Stuttgart und Frankfurt sind teurer. Bei Modell B mit dreimaliger täglicher Reinigung steigen die Kosten auf 2.500 bis 3.500 Euro monatlich. Modell C, das Hybridmodell, pendelt sich bei etwa 1.800 bis 2.400 Euro ein.
Pro Arbeitsplatz bedeutet das: Bei 60 flexiblen Desks zahlen Sie zwischen 20 und 58 Euro pro Desk und Monat für die Reinigung. Das klingt nach viel, entspricht aber nur etwa fünf bis zehn Prozent der typischen Desk-Miete. Wenn ein Flex Desk bei Ihnen 250 Euro kostet, sind 30 Euro Reinigungskosten durchaus angemessen. Members erwarten heute einen sauberen Space, und die Reinigung ist Teil Ihres Wertversprechens.
Variable Kosten entstehen zusätzlich. Verbrauchsmaterialien wie Toilettenpapier, Seife, Desinfektionsmittel und Müllbeutel schlagen mit etwa 200 bis 400 Euro monatlich zu Buche. Sonderreinigungen wie Fensterputzen kosten extra, ebenso Teppichtiefenreinigung oder Polsterpflege. Kalkulieren Sie etwa zehn bis 15 Prozent Puffer für solche Zusatzkosten ein.
Einsparpotenziale gibt es durchaus, ohne die Qualität zu gefährden. Verhandeln Sie Paketpreise mit Ihrer Reinigungsfirma bei Langzeitverträgen. Nutzen Sie Belegungssensoren, um Reinigung nach tatsächlichem Bedarf zu planen. Fördern Sie Member-Eigenverantwortung durch klare Kommunikation und Anreize. Ein gut durchdachtes Konzept kann Kosten um 15 bis 20 Prozent senken.
Technologie kann Ihre Reinigungsprozesse erheblich optimieren. In den letzten Jahren sind verschiedene digitale Lösungen entstanden, die speziell für flexible Arbeitsbereiche entwickelt wurden.
Belegungssensoren messen in Echtzeit, wie viele Personen sich in verschiedenen Bereichen aufhalten. Diese Daten können Sie nutzen, um Reinigung bedarfsorientiert zu planen. Wenn die Daten zeigen, dass ein Meeting-Raum nur zweimal pro Woche genutzt wird, muss er auch nur zweimal gereinigt werden. Das spart Zeit und Geld. Ein Coworking Space in Hamburg-Barmbek hat durch solche Sensoren seine Reinigungskosten um 22 Prozent gesenkt, während die Qualitätswerte um 15 Prozent stiegen.
Member-Apps ermöglichen direktes Feedback. Wenn ein Toilet nicht sauber ist oder die Küche aufgeräumt werden muss, können Members das per App melden. Ihr Reinigungsteam erhält eine Push-Benachrichtigung und kann sofort reagieren. Das verbessert die Kommunikation erheblich. Früher mussten Members zum Empfang laufen oder eine E-Mail schreiben. Heute geht es in zehn Sekunden per App.
QR-Code-Systeme schaffen Transparenz. Kleben Sie QR-Codes in jedem Raum, die Members nach der Reinigung scannen können. Das zeigt, wann zuletzt gereinigt wurde und schafft Vertrauen. Manche Coworking Spaces nutzen das auch, um der Reinigungsfirma zu zeigen, welche Bereiche wie oft genutzt werden. Das hilft bei der Optimierung der Reinigungspläne.
Lassen Sie mich zum Schluss eine praktische Checkliste geben, die Sie direkt umsetzen können. Diese Punkte basieren auf Erfahrungen aus verschiedenen Coworking Spaces in Hamburg.
Tägliche Aufgaben, die nicht verhandelbar sind: Sanitäranlagen müssen dreimal überprüft und gereinigt werden, idealerweise morgens, mittags und abends. Die Küche braucht mindestens drei Aufräum-Runden – nach dem Frühstück, nach dem Mittagessen und abends. Alle Schreibtische im Open Space sollten abends von Oberflächen befreit und Touchpoints desinfiziert werden. Müll muss in allen Bereichen geleert werden, nicht nur im Hauptbereich. Verbrauchsmaterial wie Seife, Papierhandtücher und Toilettenpapier muss aufgefüllt werden, bevor es ausgeht.
Wöchentliche Deep-Cleaning-Aufgaben, die Sie nicht vernachlässigen sollten: Polstermöbel in der Lounge absaugen und bei Bedarf Flecken entfernen. Den Kühlschrank ausmisten und alle abgelaufenen oder vergessenen Lebensmittel entsorgen. Teppiche gründlich reinigen, besonders in stark frequentierten Bereichen. Alle Geräte in Meeting-Räumen desinfizieren, inklusive Fernbedienungen, Whiteboards und Tastaturen. Fenster innen putzen, zumindest in den Hauptbereichen.
Monatliche Extras, die den Unterschied machen: Polster einer Tiefenreinigung unterziehen, am besten mit professionellem Equipment. Pflanzen pflegen, Staub von Blättern entfernen und bei Bedarf umtopfen. Lagerräume und Schränke aufräumen, die sich im Laufe der Zeit mit vergessenen Dingen füllen. Alle Stühle und Tische auf Funktionalität prüfen und bei Bedarf reparieren. Besonders wichtig bei intensiv genutzten Hot-Desking-Bereichen.
Zum Abschluss möchte ich über etwas sprechen, das oft unterschätzt wird: die Perspektive Ihrer Members. Ich habe mit vielen Coworkern gesprochen, und Sauberkeit steht durchweg unter den Top-3-Faktoren für Zufriedenheit.
Members erwarten heute nicht nur, dass es sauber ist – sie wollen sehen, dass es sauber ist. Sichtbare Reinigung schafft Vertrauen. Wenn morgens um acht Uhr das Reinigungsteam noch da ist und die Küche aufräumt, sieht jeder, dass geputzt wird. Wenn alles heimlich nachts passiert, wirkt es manchmal, als würde nichts getan. Überlegen Sie, ob Sie Teile der Reinigung bewusst in sichtbare Zeiten legen. Das kostet möglicherweise etwas mehr, zahlt sich aber durch höhere Zufriedenheit aus.
Kommunikation ist entscheidend. Informieren Sie Ihre Members über Ihr Reinigungskonzept. Erklären Sie, wann was gereinigt wird und was Sie von den Members erwarten. Ein gut formuliertes Hygienekonzept, das beim Onboarding erklärt und sichtbar ausgehängt wird, hilft enorm. Manche Coworking Spaces versenden wöchentlich einen Newsletter mit Infos zur Reinigung. Das mag übertrieben klingen, aber es zeigt, dass Ihnen das Thema wichtig ist.
Community-Regeln funktionieren, wenn sie von der Community getragen werden. Entwickeln Sie Ihre Reinigungsregeln gemeinsam mit aktiven Members. Holen Sie Feedback ein, was funktioniert und was nicht. Wenn Members das Gefühl haben, mitgestalten zu können, halten sie sich eher an die Regeln. Ein Coworking Space in Hamburg-Schanze hat eine "Cleaning Champions"-Initiative, bei der besonders engagierte Members monatlich gewürdigt werden. Klingt simpel, funktioniert aber erstaunlich gut.
Die Reinigungshäufigkeit hängt stark von der Auslastung ab. Bei Coworking Spaces mit Hot Desking und hohem Publikumsverkehr sind mindestens drei Reinigungsdurchgänge pro Tag empfehlenswert. Morgens vor Arbeitsbeginn für Sanitäranlagen und Küche, mittags eine Aufräum-Runde für Gemeinschaftsbereiche und abends die Vollreinigung aller Arbeitsflächen und Böden. Hochfrequenzbereiche wie Toiletten sollten sogar noch häufiger überprüft werden, idealerweise alle zwei bis drei Stunden.
Für einen durchschnittlichen Coworking Space von 500 Quadratmetern in Hamburg können Sie mit monatlichen Kosten zwischen 1.200 und 3.500 Euro rechnen, abhängig vom gewählten Reinigungsmodell. Das entspricht etwa 2,40 bis 7 Euro pro Quadratmeter monatlich. Pro flexiblem Arbeitsplatz liegen die Reinigungskosten bei etwa 20 bis 58 Euro monatlich. Hamburg gehört zu den teureren Städten Deutschlands, nur München, Stuttgart und Frankfurt haben höhere Durchschnittspreise für gewerbliche Reinigung.
Die Verantwortung liegt grundsätzlich beim Betreiber, der für ein hygienisches Arbeitsumfeld sorgen muss. In der Praxis funktionieren Hybrid-Modelle am besten. Die professionelle Reinigungsfirma übernimmt Sanitäranlagen, Böden und die gründliche Desinfektion aller Oberflächen. Members werden ermutigt, ihren Arbeitsplatz aufzuräumen, verwendete Flächen zu desinfizieren und die Küche nach Nutzung sauber zu hinterlassen. Klare Community-Regeln und bereitgestellte Reinigungsmaterialien helfen dabei, dass diese Eigenverantwortung funktioniert.
Die kritischsten Bereiche sind gemeinsam genutzte Computermäuse und Tastaturen, die bei Hot Desking von mehreren Personen täglich berührt werden. Studien zeigen, dass die mikrobiologische Aktivität in Hot-Desking-Umgebungen 18 Prozent höher liegt als in traditionellen Büros. Weitere Hotspots sind Türklinken, Lichtschalter, Telefonhörer, Kühlschrankgriffe, Mikrowellenknöpfe und Toilettenspüler. Diese High-Touch-Oberflächen sollten mehrmals täglich desinfiziert werden, um die Verbreitung von Krankheitserregern zu minimieren.
Nawid Asefi ist Gründer und Geschäftsführer der Reinigungsfirma Blitze Blank Services in Hamburg. Seine Erfahrungen stammen aus der praktischen Arbeit mit verschiedenen Unternehmen in Hamburg. Die Artikel basieren auf seinen Erkenntnissen aus dem Tagesgeschäft.
